Evalúe su flujo de trabajo
Evalúe su flujo de trabajo
¿Qué es un flujo de trabajo gestionado?
Los flujos de trabajo gestionados se refieren a la coordinación y alineación de múltiples flujos de trabajo interconectados (flujos de trabajo) dentro de un proyecto o iniciativa clave de la organización. En lugar de tratar cada flujo de trabajo como entidades separadas e independientes, los flujos de trabajo integrados reconocen las interdependencias y conexiones entre ellos, con el objetivo de optimizar la eficiencia, la colaboración y el éxito y crecimiento general del proyecto.
Las principales características de los flujos de trabajo gestionados son
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Interconexión: Los flujos de trabajo integrados y gestionados reconocen que varios aspectos de un proyecto o iniciativa están interconectados y se influyen mutuamente. Por ejemplo, los cambios en un flujo de trabajo pueden afectar a los plazos, recursos o resultados de otros flujos de trabajo.
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Colaboración: Los equipos remotos que trabajan en diferentes flujos de trabajo colaboran estrechamente para garantizar la alineación de objetivos, prioridades y resultados. Se establecen canales de comunicación eficaces para facilitar el intercambio de información, la coordinación y la resolución de problemas entre las distintas líneas de trabajo.
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Compartir recursos: Los flujos de trabajo gestionados pueden compartir recursos como personal, herramientas o datos para optimizar la utilización de los recursos y minimizar la duplicación de esfuerzos. Pueden formarse equipos interfuncionales para abordar retos u oportunidades que abarquen múltiples flujos de trabajo.
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Alineación con los objetivos generales: Cada línea de trabajo del marco integrado se ajusta a los objetivos y metas generales del proyecto o iniciativa. Esto garantiza que los esfuerzos individuales contribuyan al éxito general y a los resultados deseados por la organización.
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Integración continua y retroalimentación: Los flujos de trabajo gestionados incorporan mecanismos para la integración continua de los productos de trabajo y bucles de retroalimentación para adaptarse y responder a los requisitos cambiantes, las necesidades de las partes interesadas o los factores ambientales.
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Gestión de riesgos: Los flujos de trabajo gestionados tienen en cuenta los riesgos y las dependencias entre las distintas áreas del proyecto, lo que permite una gestión proactiva de los riesgos y estrategias de mitigación para abordar posibles problemas que puedan afectar a los resultados del proyecto y de la empresa.
En general, los flujos de trabajo gestionados promueven un enfoque holístico e integrado de la gestión de los flujos de trabajo, que se centra en maximizar la sinergia, la eficiencia y la eficacia de los componentes interconectados para lograr los resultados empresariales deseados. Al acabar con los compartimentos estancos y fomentar la colaboración, las líneas de trabajo gestionadas ayudan a las organizaciones a sortear la complejidad e impulsar el éxito en la ejecución de proyectos y la eficacia operativa.
Evaluar su flujo de trabajo
Evaluar una línea de trabajo implica valorar su rendimiento, progreso y eficacia a la hora de alcanzar sus objetivos y contribuir al éxito general de un proyecto o iniciativa. A continuación se indican los pasos necesarios para evaluar eficazmente un flujo de trabajo:
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Defina los OKR clave: Empiece por definir claramente los objetivos y los indicadores clave de rendimiento (KPI) del flujo de trabajo. Estos parámetros deben ser específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y de duración determinada (SMART), y proporcionar un punto de referencia claro para la evaluación.
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Recopilar datos e información: Recopilar datos e información pertinentes para evaluar el rendimiento y el progreso del flujo de trabajo. Esto puede incluir documentación del proyecto, informes de situación, índices de finalización de tareas, métricas de calidad y comentarios de las partes interesadas.
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Evaluar los productos y resultados: Revisar los entregables, productos y resultados producidos por la línea de trabajo para evaluar su calidad, integridad y alineación con los objetivos del proyecto. Evalúe si los productos se entregaron a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las especificaciones.
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Evaluar la utilización de recursos: Evaluar la asignación y utilización de recursos como personal, presupuesto, tecnología y equipos dentro de la línea de trabajo. Evalúe si los recursos se desplegaron eficazmente para apoyar las actividades del flujo de trabajo y si es necesario realizar ajustes para optimizar la utilización de los recursos.
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Revisión de riesgos y bloqueos: Identifique y evalúe los riesgos, problemas y retos que puedan afectar al rendimiento y al progreso del flujo de trabajo. Evalúe cómo se han gestionado, mitigado o resuelto los riesgos y si los problemas no resueltos afectan a la capacidad del flujo de trabajo para alcanzar sus objetivos.
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Recabar la opinión de las partes interesadas: Recopile información de las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo, los patrocinadores del proyecto, los clientes y otras partes relevantes. Evalúe las percepciones de las partes interesadas sobre el rendimiento del flujo de trabajo, la comunicación y la capacidad de respuesta a sus necesidades y expectativas.
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Comparar el rendimiento real con los objetivos: Compare el rendimiento real y el progreso de la línea de trabajo con los objetivos, hitos y puntos de referencia predefinidos. Identifique las lagunas o desviaciones respecto a la trayectoria prevista y evalúe las causas profundas de estas desviaciones.
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Identificar áreas de mejora: Identificar los puntos fuertes y los éxitos de la línea de trabajo, así como las áreas susceptibles de mejora. Destaque y priorice las mejores prácticas, las lecciones aprendidas y las oportunidades de mejora que puedan aplicarse a futuras actividades del flujo de trabajo.
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Desarrollar planes de acción: A partir de los resultados de la evaluación, elabore planes de acción para subsanar las deficiencias, los riesgos o los problemas detectados y aprovechar las oportunidades de mejora. Asigne responsabilidades, fije plazos y asigne recursos para ejecutar los planes de acción con eficacia.
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Supervisar y ajustar: Supervisar continuamente el rendimiento y el progreso del flujo de trabajo a lo largo del tiempo, realizando los ajustes y mejoras necesarios para mantener el rumbo. Reevalúe periódicamente los objetivos, las prioridades y las estrategias del flujo de trabajo para garantizar su alineación con las necesidades cambiantes del proyecto y los objetivos de la organización.
Mediante la aplicación de estos pasos, las organizaciones pueden evaluar eficazmente el rendimiento y el progreso de sus flujos de trabajo, identificar áreas de mejora y tomar medidas proactivas para optimizar su contribución al éxito del proyecto.
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