ESTUDIO DE CASO
Cómo OverDrive Services ayudó a una empresa de servicios de construcción a eliminar la rotación de personal, optimizar sus flujos de trabajo, aumentar la rentabilidad y reducir los gastos administrativos.
"OverDrive agilizó nuestras operaciones internas y nos proporcionó el talento que necesitábamos en ingeniería, contabilidad, estimaciones, desarrollo de proveedores, licitaciones y administración de proyectos. Donde antes teníamos problemas de rotación y formación, su equipo es sólido. Es claramente el mejor grupo subcontratado con el que hemos trabajado. Nuestras operaciones son eficientes ahora, por lo que estamos añadiendo nuevos proyectos con mucha más facilidad."
DIRECTOR GENERAL
Empresa confidencial de servicios de construcción
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Destacados
60%
Reducción de gastos laborales y administrativos
70%
Aumento de la eficiencia operativa
100%
Éxito en las licitaciones
Eliminación de la rotación de personal profesional
Visión general
En la primavera de 2020, una empresa líder de servicios de construcción con sede en Texas se dirigió a nosotros con una serie de problemas que no podían resolver y que estaban inhibiendo su capacidad para competir y conseguir nuevos proyectos.
El desafío
Facturación: Este cliente se enfrentaba a una serie de retos, principalmente en tres áreas. El primero era la rotación. A diferencia de muchas organizaciones en las que la rotación de personal se produce principalmente entre el personal administrativo o técnico general, este cliente experimentaba una rotación anual superior al 60% entre su equipo clave de ingenieros superiores, estimadores, financieros y administradores de proyectos. Esta rotación estaba despojando a la empresa de su personal más fijo, experimentado y mejor pagado. Así, la contratación y formación de nuevos profesionales se ha convertido en un impedimento importante para licitar y conseguir nuevos proyectos.
Operaciones y flujos de trabajo subóptimos: Aunque la empresa había contratado a consultores e implantado programas informáticos de gestión de proyectos, el negocio se gestionaba en gran medida con hojas de cálculo. La falta de una gestión eficaz de los flujos de trabajo creaba confusión y redundancias. El impacto de estas ineficiencias estaba creando estrés en la cultura, numerosas pérdidas de proyectos y una rentabilidad reducida.
Contención de costes y rentabilidad decepcionante: Además de los costes asociados a la ineficacia de las operaciones y a la elevada rotación de personal, este cliente deseaba reducir los costes laborales en toda la empresa. Los gastos de personal interno de la empresa eran de tres a cuatro veces superiores a los de la inversión en nuestro equipo, sin incluir la carga laboral, la asistencia sanitaria, el reciclaje y el riesgo de RRHH asociado al personal W2. Nuestro equipo de siete profesionales sustituyó a 12 empleados subcontratados de otra empresa, tres ingenieros superiores y redujo los costes internos en las áreas mencionadas en más de un 60%, sin incluir el ahorro de costes debido a flujos de trabajo sustancialmente más eficientes.
Al aprovechar un equipo virtual de profesionales de OverDrive Services, son capaces de capitalizar las oportunidades de proyecto más deseables. Esta asociación estratégica y nuestra gestión proactiva del riesgo han sido esenciales para mantener el crecimiento y la competitividad en este panorama tan competitivo del sector de la construcción.
Resultados
El objetivo principal de la integración del equipo profesional de OverDrive Services en las operaciones del cliente era aumentar la eficiencia, la productividad y las tasas de éxito de los proyectos. Esta integración ha dado lugar a un aumento del 70% en la eficiencia operativa del cliente, medida por la mayor rapidez en la presentación de ofertas, la mayor precisión en el cálculo de los costes de los proyectos y la racionalización de la administración de los mismos.
En segundo lugar, al aprovechar la experiencia del equipo de profesionales de OverDrive Services, el cliente está consiguiendo un ahorro de costes del 60% y una rápida contratación de subcontratistas, lo que se ha traducido en más adjudicaciones y una mayor rentabilidad por adjudicación. Con el apoyo de OverDrive Services, han experimentado una tasa de éxito de casi el 100% en todas las licitaciones de proyectos.
OverDrive Services se encarga ahora de toda la administración del proyecto, además de dirigir y gestionar a su personal y a una parte del personal W2 del cliente.
Por último, la mejora de la colaboración, la comunicación y el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo ha ayudado a crear una cultura de innovación y mejora continua. Esto se manifiesta en una mayor satisfacción de los clientes, una marca mejorada y un crecimiento sostenido.
La solución OverDrive
OverDrive Services ofreció una solución integral adaptada a las necesidades específicas de esta empresa de servicios de construcción. Aprovechando una reserva de talento altamente cualificado y diverso, OverDrive Services proporciona profesionales experimentados y competentes en diversos aspectos de la gestión de proyectos de construcción, licitaciones, estimaciones y coordinación logística. Mediante una integración perfecta con los flujos de trabajo y procesos mejorados del cliente. Un ejemplo de ello es la gestión eficiente por parte de OverDrive del volumen y la variedad de tareas del flujo de trabajo, como la revisión de planos, la generación de listas de ofertas, la realización de llamadas de seguimiento y la contratación, cualificación y coordinación con subcontratistas.
Estrategia de aplicación
La estrategia de implantación para integrar el equipo virtual de OverDrive Services en las operaciones del cliente incluía un enfoque estructurado centrado en la incorporación, la asignación eficaz de recursos, la supervisión del rendimiento y la flexibilidad. Al principio, OverDrive Services elaboró un libro de jugadas, una estrategia y unas directrices operativas para cada una de las líneas de trabajo del cliente. El resultado fue una gran mejora de las operaciones, una reducción del trabajo perdido y otros costes. También supuso una ventaja competitiva, ya que la empresa pudo licitar de forma más eficaz y oportuna en todos los proyectos de interés para el cliente.
La asignación de recursos se gestiona cuidadosamente con un jefe de equipo designado por OverDrive que supervisa la coordinación y los canales de comunicación establecidos para la colaboración en tiempo real. Se implantaron mecanismos de control del rendimiento para supervisar la productividad y la calidad del trabajo, y se organizaron sesiones periódicas de feedback para abordar cualquier problema o aspecto susceptible de mejora.